1. MARCO LEGAL

ACEROS MAPA S.A., con domicilio en la Carrera 42 # 32 – 10 en la ciudad de

Itagüí, con NIT 890904459-6, en calidad de responsable y encargado de

tratamiento de datos en cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012, el

Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el artículo 15 de la Constitución Política,

adopta la presente Política de tratamiento de datos personales, manifestando de

manera expresa que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen

nombre de los titulares, en el tratamiento de los datos personales, y en

consecuencia todas sus actuaciones se regirán estrictamente por los principios

consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales

Colombiano.

2. DEFINICIONES

Para todos los efectos de la presente política de tratamiento de datos (en adelante

PTD), ACEROS MAPA se acoge a las definiciones de la ley 1581 de 2012 y

demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen.

3. PRINCIPIOS GENERALES

Para todos los efectos de la presente política se aplican y garantizan todos los

principios en el tratamiento de datos, señalados en la ley 1581 de 2012: legalidad,

libertad, finalidad, veracidad o calidad, transparencia.

4. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales

por parte de Aceros Mapa S.A. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e

informado de los Titulares de los mismos. Aceros Mapa S.A., en su condición de

responsable y encargado del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los

mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos

en el momento de la recolección de los mismos, garantizando en todo caso que

sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

5. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier

otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un

mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de

manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos

nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. El formato

para la autorización será elaborado por Aceros Mapa S.A. y será puesto a

disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de

conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y

en la Ley, los titulares de los datos personales tienen derecho conocer, actualizar,

rectificar o suprimir los datos objeto de tratamiento, de igual manera a revocar total

o parcialmente la autorización de tratamiento de datos otorgada, así como a

presentar quejas y reclamos y solicitar prueba de la autorización.

Los titulares tienen el derecho a ser informados por parte del responsable o

encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como

de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de

seguridad y finalidades.

7. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

Aceros Mapa S.A. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e

implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener

registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo

autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de

los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos

físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de

terceros contratados para tal fin.

8. USO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Aceros Mapa SA reconociendo la expectativa de privacidad de los Titulares y el

derecho que tienen a conocer el tratamiento que se les da a los datos personales,

expresa que usará los datos personales única y exclusivamente para:

➢ Con clientes y proveedores.

a. Propiciar y facilitar el trato con los bienes, productos, servicios y demás

relaciones que hubiere o pudiere haber entre el Titular y Aceros Mapa SA.

b. Dar a conocer bienes o servicios a través del envío de mensajes de

publicitarios y de promoción propios o de un tercero, de modo directo por

Aceros Mapa SA. o a través de terceros.

c. Estudios de mercado, mejoramiento de los bienes y servicios ofrecidos o adquiridos.

d. Facilitar el desarrollo de las obligaciones adquiridas por o a favor de Aceros

Mapa SA., tales como ventas, arriendos, facturaciones, gestiones de cobro,

recaudo, verificaciones y consultas, control, comportamiento, medios y

hábitos de pago.

e. Hacer seguimiento de los compromisos adquiridos entre el Titular y Aceros

Mapa SA.

f. Avisar sobre cualquier situación relevante o cambios que tenga relación con

el Objeto Social de Aceros Mapa S.A.

g. Remitir a entidades privadas y públicas la información en ellas contenidas, de

acuerdo con las autorizaciones dadas por el titular del dato.

h. Soportar auditorias, tanto internas como externas.

i. Consignar las informaciones en respectivas bases de datos de clientes y

proveedores.

j. Cumplir con las obligaciones propias y derivadas de la calidad de

responsable y Encargada del Tratamiento de los datos.

k. Cualquier otro propósito que se requiera con ocasión de las actividades

propias de Aceros Mapa SA con sus clientes y proveedores.

➢ Con empleados, aspirantes a puestos vacantes y practicantes.

ACEROS MAPA tratará los datos personales de sus empleados y contratistas,

así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres

momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral o de

servicios.

➢ Tratamiento antes de la relación laboral:

a. Para procesos de selección de personal.

b. Pruebas psicotécnicas, entrevistas, visitas familiares, estudios de seguridad, etc.

c. Contratación de procesos de selección de personal por medio de terceros,

caso en el cual se solicitará la autorización para compartir datos.

➢ Tratamiento de datos durante la relación contractual:

a. Administrar la relación contractual entre Aceros Mapa y el empleado.

b. Afiliación a seguridad social, reportes exigidos por la ley, pago de nómina y

demás finalidades legales y contractuales.

c. Mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el titular

del dato y Aceros Mapa.

d. Procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de

administración de sistemas y gestión contable.

e. Gestión de recursos humanos en temas relacionados con las prestaciones

sociales, y en general asuntos relacionados con nómina.

f. Proceso de promoción del personal.

g. Información relacionada con la condición de salud del personal.

h. Emisión de certificaciones relativas a su condición de empleado tales como

certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.

i. Reporte ante las autoridades de vigilancia y control.

➢ Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual:

a. Historias laborales, seguridad social, obligaciones fiscales y parafiscales.

b. Reporte a entidades estatales.

Esta información sólo será utilizada de las formas señaladas anteriormente,

asegurando que los mismos no serán objeto de venta o licenciamiento.

9. AVISO DE PRIVACIDAD

Aceros Mapa S.A con domicilio en la Carrera 42 # 32 – 10 en la ciudad de Itagüí,

actuará como el responsable del tratamiento de datos personales, por lo cual

informa que usar los datos personales única y exclusivamente para las finalidades

descritas en el punto anterior.

Aceros Mapa S.A pone a su disposición la política de tratamiento de datos en la

pagina web www.acerosmapa.com.co donde encontrará los lineamientos y

procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus

derechos, conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos objeto de tratamiento,

de igual manera a revocar total o parcialmente la autorización de tratamiento de

datos otorgada, así como a presentar quejas, reclamos y solicitar prueba de la

autorización.

Aceros Mapa S.A. pone a disposición de los titulares de la información los

siguientes canales de atención:

Vía telefónica:

➢ Bogotá: (601) 237 9008

➢ Medellín: (604) 374 1313

➢ Cali: (602) 382 8250

➢ Dosquebradas: (606) 332 2344

Vía Email:

➢ contacto@acerosmapa.com.co

Vía Pagina Web:

➢ www.acerosmapa.com.co

10. DERECHO DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los

artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene

los siguientes derechos:

➢ Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Aceros Mapa

S.A., en su condición de responsable del tratamiento.

➢ Solicitar prueba de la autorización otorgada a Aceros Mapa S.A., en su

condición de Responsable del Tratamiento.

➢ Ser informado por Aceros Mapa S.A., previa solicitud, respecto del uso que

les ha dado a sus datos personales.

➢ Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por

infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas

que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el

trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

➢ Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el

Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías

constitucionales y legales.

➢ Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

Tratamiento.

➢ Aceros Mapa S.A. mantendrá habilitados medios de contacto para que los

Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los

procedimientos previstos en estas Políticas, los cuales serán informados y

puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.

11. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA

GARANTIZAR EL DERECHO DE LOS TITULARES.

Consultas:

ACEROS MAPA dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles,

contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no fuere posible

atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado indicando

los motivos de la demora y señalando la fecha de atención, la cual en ningún caso

podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para el trámite de las consultas se deberá proporcionar:

➢ El nombre y documento de identificación del titular.

➢ En caso de que sea el causahabiente: Documento de identidad, registro civil

de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el

número del documento de identidad del titular.

➢ Si se trata de un representante legal o apoderado: Documento de identidad

válido, documento que acredite la calidad en la que actúa y el número del

documento de identidad del titular, y en caso de que sea menor de edad

tarjeta de identidad y registro civil.

➢ Descripción completa de la consulta.

➢ Dirección y datos de contacto del consultante.

Reclamos:

Cuando el titular considere que su información debe ser objeto de corrección,

actualización, supresión, revocatoria de la autorización o cuando advierta el

presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para

atender el reclamo será de quince (10) días hábiles, contados a partir del día

siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo

dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la

fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (5) días

hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta

incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la

recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el

solicitante presente la información requerida, se entenderá como desistido la queja

o reclamo. El documento del reclamo deberá contener:

➢ El nombre y documento de identidad del titular.

➢ En caso de que sea el causahabiente: Documento de identidad, registro

civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que

actúa y el número del documento de identidad del titular.

➢ Si se trata de un representante legal o apoderado: Documento de identidad

válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el

número del documento de identidad del titular y en caso de que sea menor

de edad tarjeta de identidad y registro civil.

Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

➢ Dirección y datos de contacto del reclamante.

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE

SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente,

Aceros Mapa S.A. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que

sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,

pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

13. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL

INTERIOR DE ACEROS MAPA S.A.

Aceros Mapa S.A. designa al área de CRM o el área que haga sus veces como la

persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se

reciban a través de una comunicación dirigida al correo electrónico

contacto@acerosmapa.com.co , teléfono (604) 3741313 quien les hará llegar a la

respectiva dependencia encargadas del tratamiento de datos, las dependencias o

área que una vez reciban las comunicaciones, deberán dar trámite a las

solicitudes de los titulares en los términos, plazos y condiciones establecidas por

la normatividad vigente para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.