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EN Las presentes políticas aplicaran para el manejo de la información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de Aceros Mapa S.A. de conformidad con lo establecido por la legislación vigente en materia de tratamiento de datos personales, específicamente la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
- MARCO LEGAL
ACEROS MAPA S.A., con domicilio en la Carrera 42 # 32 – 10 en la ciudad de Itagüí, con NIT 890904459-6, en calidad de responsable y encargado de tratamiento de datos en cumplimiento de la ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el artículo 15 de la Constitución Política, adopta la presente Política de tratamiento de datos personales, manifestando de manera expresa que garantiza los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre de los titulares, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán estrictamente por los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano. - DEFINICIONES
Para todos los efectos de la presente política de tratamiento de datos (en adelante PTD), ACEROS MAPA se acoge a las definiciones de la ley 1581 de 2012 y demás normas que la complementen, adicionen o modifiquen. - PRINCIPIOS GENERALES
Para todos los efectos de la presente política se aplican y garantizan todos los principios en el tratamiento de datos, señalados en la ley 1581 de 2012: legalidad, libertad, finalidad, veracidad o calidad, transparencia. - AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de Aceros Mapa S.A. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos. Aceros Mapa S.A., en su condición de responsable y encargado del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos en el momento de la recolección de los mismos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. - FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos
nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. El formato para la autorización será elaborado por Aceros Mapa S.A. y será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013. - USO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Aceros Mapa SA reconociendo la expectativa de privacidad de los Titulares y el derecho que tienen a conocer el tratamiento que se les da a los datos personales, expresa que usará los datos personales única y exclusivamente para:
Con clientes y proveedores.
a. Propiciar y facilitar el trato con los bienes, productos, servicios y demás relaciones que hubiere o pudiere haber entre el Titular y Aceros Mapa SA.
b. Dar a conocer bienes o servicios a través del envío de mensajes de publicitarios y de promoción propios o de un tercero, de modo directo por Aceros Mapa SA. o a través de terceros.
c. Estudios de mercado, mejoramiento de los bienes y servicios ofrecidos o adquiridos.
d. Facilitar el desarrollo de las obligaciones adquiridas por o a favor de Aceros mapa SA., tales como ventas, arriendos, facturaciones, gestiones de cobro, recaudo, verificaciones y consultas, control, comportamiento, medios y hábitos de pago. Hacer seguimiento de los compromisos adquiridos entre el Titular y Aceros Mapa SA.
e. Avisar sobre cualquier situación relevante o cambios que tenga relación con el Objeto Social de Aceros Mapa S.A.
f. Remitir a entidades privadas y públicas la información en ellas contenidas, de acuerdo con las autorizaciones dadas por el titular del dato.
g. Soportar auditorias, tanto internas como externas.
h. Consignar las informaciones en respectivas bases de datos de clientes y proveedores.
i. Cumplir con las obligaciones propias y derivadas de la calidad de responsable y Encargada del Tratamiento de los datos.
j. Cualquier otro propósito que se requiera con ocasión de las actividades propias de Aceros Mapa SA con sus clientes y proveedores.
k. Transferir y/o transmitir datos personales con aliados comerciales y/o de negocio, dentro o fuera del país, con los que se haya suscrito un contrato de transmisión de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
l. Para dar cumplimiento a las obligaciones legales y reglamentarias que le sean aplicables a nuestra empresa.
m. Gestionar tramites, peticiones, consulta, reclamos y/o felicitaciones por los clientes, proveedores, y contratistas, además de direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes
n. Realizar el análisis técnico, financiero y de seguridad para el control y la prevención del fraude y lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta y reporte a listas restrictivas.
o. Realizar consultas a las centrales de riesgo.
p. Controlar el acceso a las instalaciones de las sedes de la empresa y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
Con empleados, aspirantes a puestos vacantes y practicantes.
ACEROS MAPA tratará los datos personales de sus empleados y contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral o de servicios.
Tratamiento antes de la relación laboral:
a. Para procesos de selección de personal.
b. Pruebas psicotécnicas, entrevistas, visitas familiares, estudios de seguridad, etc.
c. Contratación de procesos de selección de personal por medio de terceros.
Tratamiento de datos durante la relación contractual:
a. Administrar la relación contractual entre Aceros Mapa y el empleado.
b. Afiliación a seguridad social, reportes exigidos por la ley, pago de nómina y demás finalidades legales y contractuales.
c. Mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el titular del dato y Aceros Mapa. Procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas y gestión contable.
d. Gestión de recursos humanos en temas relacionados con las prestaciones sociales, y en general asuntos relacionados con nómina.
e. Proceso de promoción del personal.
f. Información relacionada con la condición de salud del personal.
g. Emisión de certificaciones relativas a su condición de empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.
h. Reporte ante las autoridades de vigilancia y control.
i. Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral o contractual.
j. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de mantener la seguridad física de las personas y los objetos materiales.
k. Transmitir y/o transferirlos datos personales con terceros encargados dentro o fuera del país a terceros con los que se haya suscrito un contrato de transmisión de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual y/o gestión de beneficios del contrato laboral.
l. Para dar cumplimiento a las políticas internas aplicadas de cumplimiento normativo y organización, como sistema de seguridad y salud en el trabajo, y las demás que sean aplicables a la empresa.
m. Suministrar la información a terceros con los cuales hayamos suscrito un contrato para dar prestación de las obligaciones o servicios con nosotros contratadas.
n. Gestionar tramites, peticiones, consulta, reclamos y/o felicitaciones.
o. Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual:
a. Historias laborales, seguridad social, obligaciones fiscales y parafiscales.
b. Reporte a entidades estatales.
Esta información sólo será utilizada de las formas señaladas anteriormente, asegurando que los mismos no serán objeto de venta o licenciamiento. - DATOS RECOLECTADOS MEDIANTE SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA
ACEROS MAPA utiliza sistema de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus tiendas en puntos físicos y/o oficinas. Éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de las empresas pertenecientes a ACEROS MAPA. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier proceso, siempre que exista requerimiento de orden legal o judicial, o que ACEROS MAPA. lo considere como elemento material probatorio entregable a las autoridades competentes. - TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
ACEROS MAPA observará estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que: - El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los
Esta información será́ almacenada en las bases de datos generada para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá́ mientras que las finalidades de su recolección y/o la obligación legal de mantener el almacenamiento de dichos datos se mantenga, o en cuyo caso sus datos se conservarán hasta que muestre su oposición. - TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
ACEROS MAPA en el ejercicio de algunas de sus obligaciones captura y trata datos de menores de edad. Sin embargo, dispone de todas las garantías para que los menores de edad puedan ejercer sus derechos. Dicho tratamiento está destinado a salvaguardar un interés público esencial, el cual se evalúe en atención a los estándares internacionales de derechos humanos, y como mínimo, deberá satisfacer los criterios de legalidad, proporcionalidad y necesidad, salvaguardando los derechos fundamentales de los interesados.
De esta forma, su información es tramitada o suministrada de manera expresa por medio del titular y de su representante legal. Otorgando tratamiento que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Esta información será́ almacenada en la(s) base(s) de datos generada(s) para los fines que su recopilación requiera, y su tratamiento se mantendrá́ mientras que las finalidades de su recolección y conocimiento se mantengan. - BASES DE DATOS
ACEROS MAPA almacena los datos personales que recopila para las finalidades mencionadas en esta Política y en las respectivas autorizaciones, en bases de datos físicas y/o digitales, las cuales se encuentran identificadas dentro de un inventario interno generado en cumplimiento del Principio de Responsabilidad Demostrada.
En cumplimiento con lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio, ACEROS MAPA realizará el registro de las bases de datos sobre las cuales actúa como Responsable del Tratamiento ante el Registro Nacional de Bases de Datos, así como los reportes mensuales, semestrales y/o anuales que sean requeridos. Las bases de datos, al igual que la información contenida en estas, estarán disponibles de acuerdo con la ejecución de las actividades para la cual fueron recopiladas, y en atención a los parámetros de tratamiento y almacenamiento informado en el aparte anterior y a la ejecución de los derechos de los titulares de la forma que se menciona a continuación.
Los encargados de la información y los diferentes contratistas cuentan con acceso limitado a la información contenida en las bases de datos de ACEROS MAPA para el desarrollo del objeto social, sin tener la necesidad de ser compartida ni transmitida. - LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ACEROS MAPA
Solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. - CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: - Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública y/o consultados en la sección de Transparencia y Acceso a la Información de las entidades públicas.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
- DERECHO DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
La Ley 1581 de 2012 establece que los Titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales sobre los cuales ACEROS MAPA está realizando el Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ACEROS MAPA salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013;
c) Ser informado por ACEROS MAPA o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Compañía;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento ACEROS MAPA o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
g) Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos de salud. - PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO DE LOS TITULARES.
Consultas:
ACEROS MAPA dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado indicando los motivos de la demora y señalando la fecha de atención, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Para el trámite de las consultas se deberá proporcionar:
El nombre y documento de identificación del titular.
En caso de que sea el causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.
Si se trata de un representante legal o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa y el número del documento de identidad del titular, y en caso de que sea menor de edad tarjeta de identidad y registro civil.
Descripción completa de la consulta.
Dirección y datos de contacto del consultante.
Reclamos:
Cuando el titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, revocatoria de la autorización o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender el reclamo será de quince (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá como desistido la queja o reclamo. El documento del reclamo deberá contener:
El nombre y documento de identidad del titular.
En caso de que sea el causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.
Si se trata de un representante legal o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del titular y en caso
de que sea menor de edad tarjeta de identidad y registro civil.
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección y datos de contacto del reclamante. - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Aceros Mapa S.A. adoptó las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para conocer más sobre esta solicita nuestra política de seguridad de la información. - FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE ACEROS MAPA S.A.
Aceros Mapa S.A. designa al Oficial de Protección de Datos Personales como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban a través de una comunicación dirigida al correo electrónico contacto@acerosmapa.com.co , teléfono (604) 3741313 quien les hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento de datos, las dependencias o área que una vez reciban las comunicaciones, deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares en los términos, plazos y condiciones establecidas por la normatividad vigente para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
ANDRES FELIPE MEJIA GALLEGO
C.C 71.740.916
Representante Legal
ACEROS MAPA S.A.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES